Boba is al meer dan 20 jaar actief als volledig ambulante zorgaanbieder in de specialistische geestelijke gezondheidszorg, vanuit specialist ook generalist. Onze expertise ligt in de benadering, begeleiding en behandeling van stoornissen binnen het autistisch spectrum, evenals bij AD(H)D en NAH.

Boba inspireert, motiveert en activeert mens en maatschappij om de kwaliteit van leven van haar cliënten en hun omgeving te verbeteren. Dit doen wij door met aandacht, nieuwsgierigheid en flexibiliteit écht maatwerk te leveren. Boba is een innoverende en groeiende organisatie, met evenveel aandacht voor medewerkers als voor cliënten. Aandacht voor leren en ontwikkelen vinden we belangrijk. Boba is een platte organisatie. Met regionale, zelfstandige teams leveren we brede zorg – individueel en in groepsverband, fysiek en digitaal. Lef en ondernemen waarderen we erg.

De functie
Boba zoekt een krachtige, zelfstandige allround coördinerend secretaresse/secretaris voor ons kantoor in Dordrecht, die zich als een vis in het water voelt bij een dynamische organisatie als Boba. Je vindt het een uitdaging bij te dragen aan de kwaliteitsslag die Boba aan het maken is. Je beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden. Je denkt mee en vooruit, bent snel van begrip. Je bent in staat de vraag achter de vraag naar boven te krijgen. Structureert de werkzaamheden en kunt de juiste prioriteiten stellen. Je handelt op proactieve wijze en bent in staat langdurige relaties aan te gaan. Het omgaan met vertrouwelijke gegevens is jou bekend en discretie is voor jou een sleutelwoord. Dit alles doe je met veel plezier!

Samen met collega’s uit Dordrecht en Maastricht ondersteun je de behandelteams. Je voert zelfstandig de dagelijkse secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit, waarbij je deze voor de gehele GGZ coördineert. Tot de hoofdtaken behoren o.a. mail- en agendabeheer, plannen en organiseren van afspraken met cliënten en hun behandelaren, overleggen, zelfstandig correspondentie voeren, redigeren van teksten, eerste aanspreekpunt voor in- en externe relaties, archiveren conform de richtlijnen, onderhouden van de cliënten dossiers, signaleren van knelpunten en voorleggen van verbetervoorstellen en coördineren van de werkzaamheden rondom de behandelteams. 

Wat ga je doen?

• Plannen, agenderen en coördineren van afspraken voor behandelaren, coaches en cliënten en attenderen op nakoming hiervan;
• Registreren, ordenen en beheren van binnenkomende post en email;
• Zelfstandig correspondentie voeren;
• Documenteren en archiveren van informatie in cliëntendossiers;
• Uitvoeren van administratief ondersteunende werkzaamheden;
• Fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers, behandelaren, coaches, externen en cliënten: persoonlijk of via telefoon/e-mail;
• Draagt zorg voor een adequate overdracht van informatie en ontlasting van de afdeling;
• Adviseert gevraagd en ongevraagd met betrekking tot administratieve, secretariële en organisatorische aangelegenheden;
• Signaleert knelpunten bij de GGZ afdelingen, werkprocessen en procedures, legt verbetervoorstellen voor aan de leidinggevende en coördineert de implementatie van verbetervoorstellen;
• Coördineert in voorkomende gevallen de werkzaamheden van anderen.

Wat bieden wij?

• We bieden je een afwisselende en zelfstandige baan. Daarnaast een eigen loopbaanbudget waarmee je cursussen kunt volgen;
• Goede werksfeer in een dynamisch team;
• Werken en meedenken in een innovatieve, groeiende organisatie die kwaliteit hoog in het vaandel draagt en waar cliënten en medewerkers centraal staan;
• Persoonlijke aandacht door (individuele) coaching;
• Afhankelijk van je ervaring en opleiding een marktconform salaris op basis van de cao Sociaal Werk schaal 7 start €2967,- naar maximaal €4065,- bruto per maand o.b.v. 36 uur per week. Per 1 juli 2024 volgt een cao-verhoging van 4%;
• Individueel Keuze Budget (18,3%), deze kan je (maandelijks) uit laten betalen of besteden aan opleiding of het kopen van verlof. Net waar jij zelf voor kiest;
• Een mobiele telefoon en laptop;
• De mogelijkheid om deels thuis te werken.

Wanneer hebben we een match?

• MBO+ werk- en denkniveau; aangevuld met een afgeronde secretaresse/secretaris opleiding;
• Minimaal 5 jaar ervaring als (medisch) secretaresse/secretaris;
• Werkervaring in de GGZ opgedaan;
• Kennis en ervaring met Microsoft Office, ONS en Topdesk;
• Je bent zelfstandig, initiatiefrijk, flexibel, stressbestendig en werkt zeer nauwkeurig;
• Kennis van bestuurlijke processen en/of verhoudingen om te informeren, samen te werken, afspraken te maken, voorlichting te geven, te adviseren en te coördineren;
• Je bent 36 uur in de week beschikbaar;
• Herken je jezelf in het profiel maar voldoe je niet aan alle punten, ook dan zien we je sollicitatie graag tegemoet.

Interesse?
Stuur ons via de button ‘solliciteer nu’ jouw cv en motivatiebrief. Bij vragen over de functie kun je contact opnemen met Jolien Verhage, recruiter, via 06-57275655. Om in aanmerking te komen voor deze functie is een positieve Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist. Het natrekken van referenties en het controleren van diploma’s maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.
Indien een geschikte kandidaat solliciteert, kan al voor de sluitingsdatum een gesprek worden ingepland. Het is mogelijk dat de vacature eerder vervuld is dan de genoemde sluitingsdatum.